Una còpia Autènti-què?

Tira còmica, Una còpia autèntica.

Objectiu

Amb aquest tira còmica s’intenta explicar què és una còpia autèntica d’un document electrònic i com podem comprovar, que aquesta còpia què l’Administració ens dóna en paper, és exactament que l’original que està als servidors de l’Administració pública.

Explicació

Quan anem a l’Administració a presentar una instància, com ja s’ha parlat en altres entrades, l’Administració ens ha de tornar l’original i ens donarà una còpia del document amb una “caixeta” on seran impresos el número de registre i altres numeracions que són d’ús necessari per a garantir el seu contingut.

Segons la LPA (Llei de procediment Administratiu), una còpia autèntica és un document públic realitzat, per un funcionari o una actuació administrativa automatitzada, que garanteix la identitat de l’administració que l’ha realitzat i el seu contingut.

Les còpies autèntiques realitzades per una Administració Pública tenen validesa a la resta d’Administracions. I per què tinguin aquesta validesa han de complir una sèrie de requisits:

  • Les còpies autèntiques han de contenir les metadades necessàries per a identificar que és una còpia i es visualitzin al consultar el document.
  • Han de contenir un codi generat electrònicament que permetin verificar i constatar l’autenticitat del document, mitjançant un verificador de documents electrònics que ha de posar a l’abast d’administració.

En resum, una còpia autèntica d’un document electrònic en poder de l’administració és un document en paper, o electrònic que conté les metadades per a garantir la identitat i el contingut del document electrònic que està en poder de l’administració.

L’Administració ha de posar a disposició de l’administrat un sistema on poder comprovar que el document electrònic és exactament igual a la còpia autèntica que ens han donat.

L’accés a aquest sistema ha d’estar al document de còpia autèntica juntament amb el codi de verificació, podem veure uns exemples a continuació:

Document signat electrònica per l’Ajuntament de les Franqueses del Vallès.

A l’anterior document podem veure un codi de barres amb l’identificador del document i la URL on validar-ho, si fem un zoom de la “caixeta”, podem veure-ho amb més detall.

Codi de barres del document signat electrònicament.

A la imatge anterior, podem veure un altre exemple d’un document signat electrònicament, a la “caixeta” d’aquest document especifica que és una còpia autèntica, quin codi segur de validació té i l’aplicació on podem validar que la còpia és igual al document electrònic allotjat als servidors de l’Administració pública.

Si entrem a l’Url de validació podem veure l’aplicació per validar el document:

A la casella de Codi de verificació hem d’introduir el nº informat a la còpia i al cercar podrem veure el document original del qual tenim la nostra còpia autèntica.

Normativa

A la llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques, a l’article 27 ens especifica literalment:

Article 27. Validesa i eficàcia de les còpies efectuades per les administracions públiques.

1. Cada Administració pública ha de determinar els òrgans que tinguin atribuïdes les competències d’expedició de còpies autèntiques dels documents públics administratius o privats.

Les còpies autèntiques de documents privats únicament tenen efectes administratius. Les còpies autèntiques efectuades per una Administració pública tenen validesa a la resta d’administracions.

A aquests efectes, l’Administració General de l’Estat, les comunitats autònomes i les entitats locals poden efectuar còpies autèntiques mitjançant un funcionari habilitat o mitjançant una actuació administrativa automatitzada.

S’ha de mantenir actualitzat un registre, o un altre sistema equivalent, on hi constin els funcionaris habilitats per expedir còpies autèntiques, que han de ser plenament interoperables i estar interconnectats amb els de la resta d’administracions públiques, als efectes de comprovar la validesa de l’habilitació esmentada. En aquest registre o sistema equivalent hi han de constar, almenys, els funcionaris que prestin serveis en les oficines d’assistència en matèria de registres.

2. Tenen la consideració de còpia autèntica d’un document públic administratiu o privat les còpies efectuades, en el suport que sigui, pels òrgans competents de les administracions públiques en què quedi garantida la identitat de l’òrgan que ha efectuat la còpia i el seu contingut.

Les còpies autèntiques tenen la mateixa validesa i eficàcia que els documents originals.

3. Per garantir la identitat i el contingut de les còpies electròniques o en paper, i per tant el seu caràcter de còpies autèntiques, les administracions públiques s’han d’ajustar al que preveuen l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat, l’Esquema Nacional de Seguretat i les seves normes tècniques de desenvolupament, així com a les regles següents:

a) Les còpies electròniques d’un document electrònic original o d’una còpia electrònica autèntica, amb canvi de format o sense, han d’incloure les metadades que acreditin la seva condició de còpia i que es visualitzin en consultar el document.

b) Les còpies electròniques de documents en suport paper o en un altre suport no electrònic susceptible de digitalització requereixen que el document hagi estat digitalitzat, i han d’incloure les metadades que acreditin la seva condició de còpia i que es visualitzin en consultar el document.

S’entén per digitalització el procés tecnològic que permet convertir un document en suport paper o en un altre suport no electrònic en un fitxer electrònic que conté la imatge codificada, fidel i íntegra del document.

c) Les còpies en suport paper de documents electrònics requereixen que hi figuri la condició de còpia, i han de contenir un codi generat electrònicament o un altre sistema de verificació que permeti contrastar l’autenticitat de la còpia mitjançant l’accés als arxius electrònics de l’òrgan o organisme públic emissor.

Recursos

A aquesta tira còmica no podem especificar recursos concrets, cada administració pública té el seu verificador de documents, els enllaços a l’aplicació de validació de documents el podreu trobar a la Seu electrònica de l’Administració que hagi creat la còpia autèntica.

Per posar un exemple, el verificador de documents de la Generalitat de Catalunya és a la URL: Verificador Generalitat de Catalunya