Signant un Document

Objectiu

La tira còmica explica les dificultats que encara tenim, a l’hora de signar electrònicament documents administratius, en aquest apartat intentarem ajudar a entendre que és un document signat electrònicament i quines formes hi ha de signar un document.

Explicació

Ens hem trobat infinitats de vegades que algú ens envia un document, en qualsevol format (xls, doc, pdf…) i ens demana que el retornem signat electrònicament per a la seva tramitació a través d’EACAT (plataforma de tramitació interadminstrativa de Catalunya), per exemple.

Desitgem signar-ho amb el bolígraf, escanejar-ho i després enviar-ho “electrònicament” per correu electrònic, però aquest document no és un document electrònic, simplement és un document amb una signatura manuscrita que es pot falsificar o modificar deixant, d’aquesta manera, la signatura sense cap validesa.

Normativa

La llei 59/2003, de 19 de desembre, de signatura electrònica, a l’article 3 ens diu que:

1. La signatura electrònica és el conjunt de dades en forma electrònica, consignades al costat d’altres o associades amb aquestes, que poden ser utilitzades com a mitjà d’identificació del signant.


2. La signatura electrònica avançada és la signatura electrònica que permet identificar al signant i detectar qualsevol canvi ulterior de les dades signades, que està vinculada al signant de manera única i a les dades a les quals es refereix i que ha estat creada per mitjans que el signant pot utilitzar, amb un alt nivell de confiança, sota el seu control exclusiu.

3. Es considera signatura electrònica reconeguda la signatura electrònica avançada basada en un certificat reconegut i generada mitjançant un dispositiu segur de creació de signatura.

4. La signatura electrònica reconeguda té, respecte de les dades consignades en forma electrònica, el mateix valor que la signatura manuscrita en relació amb les dades consignades en paper.

5.Es considera document electrònic la informació de qualsevol naturalesa en forma electrònica, arxivada en un suport electrònic segons un format determinat i susceptible d’identificació i tractament diferenciat.

D’on podem deduïr varies coses, un document signat electrònicament té a part del document la signatura electrònica, que és un conjunt de dades que l’acompanya i que identifica el signant i a part ens diu que el document no ha estat modificat.

Qualsevol document, per exemple un pdf, que signem electrònicament i després l’imprimim, és una còpia impresa que ja no és un document electrònic i no té cap validesa, encara que es vegi la signatura electrònica no serà un document vàlid, per ser una còpia autèntica ha de dur un identificador de document i hem de tenir una plataforma per poder validar que la còpia que hem imprès és exactament com el document electrònic allotjat al nostre ordinador.

Al punt 3 ens parla de signatura electrònica reconeguda, quan signem un document el nostre certificat és vàlid, però els certificats electrònics caduquen o es revoquen per perdua, etc… que pasa quan això succeeix? Doncs que els documents electrònics que hem signat amb aquell certificat deixen de ser vàlid a menys que els tornem a signar abans que el primer certificat hagi estat revocat.

Als Gestors d’expedients i al concorci AOC això es fa automaticament amb una eina que es diu S-perdura que va mirant cada document i si detecta que aquell document té una signatura a punt de caducar i l’actualitza amb un certificat vàlid.

Recursos

Per poder signar un document necessitarem un certificat digital reconegut per una entitat certificadora, com ara, CatCert. Aquest certificat pot ser de diferents nivells de seguretat, tenim la targeta T-Cat, el certificat de programari T-CatP i el certificat de programari id-cat.

Amb aquests certificats, i molts més que podem crear en d’altres entitats certificadores, podem validar-nos a llocs web i signar documents electrònics.

Podem signar tot tipus de documents, podem signar un excel o un word obert anant al menú Arxiu–>Informació–>Protegir el document–>Afegir signatura digital:

Signar document Word

També existeixen eines que ens ajuden a signar els documents, com ara l’eina Signa-Suite del consorci AOC, que permet signar els documents pdf de forma massiva, validar un signatura i preservar un document signat que tingui la signatura a punt de caducar.

I les eines AutoFirma, @Firma i ecoFirma, que permeten signar tot tipus de document, ja sigui video, audio o qualsevol document que vulguem signar i mantenir la seva integritat.

Però el més habitual és signar un pdf i incorporar la signatura al document per no tenir dos documents separats, el document i la signatura. Quan rebem un document que hem de signar el més còmode és pasar el document a pdf, això ho podem fer directament si tenim una suite d’ofimàtica actual com ara, Office 2013 o posterior i Libre Office o instal·lant una impressora virtual en pdf, com ara, PdfCreator o similars.

I per signar-lo només en cal el programari gratuït, que tots tenim, Adobe Acrobat Reader DC, amb la versió XI a part de anar en compte perquè el programari ha d’estar actualitzat per evitar problemes de seguretat, no és tan fàcil signar el document.

Manual de signatura digital Pdf

Manual de signatura digital en Adobe Reader DC

  1. Obrir el pdf i anar a eines

    Per signar el document el primer que hem de fer, obviament, és obrir el pdf amb l’Adobe Acrobat Reader DC, un cop obert anem a la pestanya “Eines”.

  2. Anar a l’eina de certificats

    Un cop a les eines escollim “Certificats”

  3. Clicar sobre “signar digitalment”

    Veurem que a la part superior del document ha aparegut la frase signa digitalment.

  4. Marcar la zona de la signatura

    Un cop hem seleccionat signa digitalment, ens surt un requadre que ens indica que hem de crear un quadrat amb el ratolí al lloc exacte on vulguem que surti la signatura. Ens desplacem al document on vulguem que surti i creem el recuadre, aquest és el missatge que surt.


  5. Seleccionar el certificat

    Un cop creat el quadrat en demanarà que seleccionem el certificat, en aquest pas hem de tenir el certificat instal·lat a l’ordinador o tenir el lector i la targeta o DNI-e introduït al lector.


  6. Bloquejar o no el document pdf

    Escollim el certificat amb el qual volem signar el document i ens mostra la signatura i una opció per bloquejar el document, si nosaltres som els últims en signar hem de marcar aquesta opció, però si algú més ha de signar el document la deixarem sense marcar.


  7. Desar el document

    Un cop hem premut el botó signa ens demana on volem desar el document i ens genera la signatura electrònica, a partir d’aquest moment aquest document és un document electrònic amb una signatura vàlida i amb garanties d’integritat del contingut, identificació del signatari i no repudi del document.