Presentant una Instància

Tira còmica presentant una instància

Objectiu

Aquesta tira còmica recull una situació molt comuna a l’Administració pública, quan una persona ve a l’Ajuntament a presentar una instància. Intentem complir la llei obligant al ciutadà a relacionar-se electrònicament amb nosaltres però de vegades oblidem que nosaltres també hem de complir-la.

Explicació

Les lleis 39/2015 i 40/2015 recullen una sèrie de drets i obligacions tant pel ciutadà com per a l’Administració, aquests drets i obligacions són de obligat compliment. Aquestes lleis busquen millorar la relació Administració-Ciutadà i reduir, entre d’altres coses, els costos al tramitar.

El que NO pot fer, l’Administració pública, és demanar a les persones que tramitin de manera electrònica les seves peticions i internament continuar imprimint i fent servir paper mantenint una metodologia de treball basada en el paper.

Normativa

La llei 39/2015, d’1 d’octubre, de procediment administratiu comú, a l’article 14 ens especifica que les empreses, les entitats, els col·legiats, els empleats públics quan realitzin tràmits com a empleat públic i els representants de tots els anteriors, estan obligats a relacionar-se electrònicament amb les administracions públiques.

A l’article 16, de la mateixa llei, ens especifica que tot document presentat davant les Administracions públiques, ha de ser digitalitzat, la digitalització d’un document és el procés tecnològic que permet convertir aquest document en un fitxer electrònic que conté la imatge codificada, fidel i íntegra del document presentat.

Més endavant, a l’article 16 ens parla de que el document presentat pel ciutadà s’ha de tornar a l’interessat, menys quan es presentin documents en un suport específic que no es puguin digitalitzar o els documents hagin de ser custodiats per l’Administració.

A l’article 70 de la llei 39/2015, d’1 d’octubre, diu molt clarament que els expedients han de tenir un format electrònic i estar format per documents electrònics i ha de contenir tots els documents que formin l’expedient.

Recursos

Al mercat existeixen molts BPM (Business Process Management) o Gestor d’expedients, que incorporen un mòdul de registre d’entrada i sortida de documents, aquests mòduls acostumen a incorporar eines d’assignació d’entrades per usuaris o departaments.

D’aquesta manera, les entrades poden anar electrònicament, al departament corresponent per ser tractada sense necessitat d’imprimir-la i generar despeses en impressions que després haurem de triturar perquè no s’ha de dur una tramitació tradicional paral·lela a la tramitació electrònica de l’expedient.

El Consorci AOC, que en parlarem molt sovint, té a l’abast de les administracions públiques i els ciutadans una sèrie de solucions que ens ajuden a poder implementar, sense cap cost, solucions tecnològiques per a complir les lleis 39/2015, 40/2015 i les lleis de transparència i bon govern.

Respecte a la tira còmica que ens ocupa, el Consorci AOC ens ofereix el registre d’entrada i sortida ERES el qual pot complimentar-se amb e-tram per a tenir una solució tan presencial com telemàtica de registre d’entrada. Així mateix, amb e-Tram podrem tenir la carpeta ciutadana on els ciutadans podran consultar els seus registres i veure l’evolució que aquests estan seguint dins l’administració.