Presentant una Factura


Objectiu

Aquesta tira còmica explica els drets i obligacions que tenen les administracions públiques i els administrats a l’hora de presentar una factura.

Explicació

Hi ha, almenys, tres maneres de presentar una factura

  1. A través del punt general d’entrada de factures electròniques

    Les administracions públiques estan obligades a posar a disposició dels ciutadans i les empreses un punt general d’entrada de factures electròniques, aquest punt general serà capaç de enregistrar factures mitjançant un fitxer xml i en format facturae i signada amb un certificat vàlid. D’obligat compliment pels col·lectius que determina l’article 4 de la llei 25/2013.
    Aquest punt general d’entrada, que es diu e-Fact, el podreu trobar a cada pàgina web de cada administració o al directori del consorci AOC.

  2. A través d’un tràmit electrònic específic o una instància genèrica

    Podem adjuntar la factura en pdf a través d’un tràmit específic per a tal efecte o fent servir el tràmit d’instància genèrica que trobarem a la seu de l’administració pública on vulguem presentar la factura. La factura presentada ha de ser d’un import inferior al que determini el reglament de l’administració on ens dirigim, el llindar que estableix la llei és 5.000€.

  3. A través de l’OAC de l’Administració

    L’oficina d’atenció al ciutadà ens registrarà la factura que portem en paper sempre i quan l’import de la mateixa no superi l’establert per l’ordenança i no formem part d’un col·lectiu que tingui l’obligació, a la llei 39/2015, de presentar les peticions mitjançant tràmits electrònics. És a dir, si no som una empresa, un col·legiat, una entitat, un treballador de l’administració pública o un representat d’aquests.

Normativa

La llei que va impulsar l’ús de la factura electrònica és la llei 25/2013 de 27 de desembre, estem parlant que aquesta llei va entrar en vigor al gener del 2015 ja fa 4 anys i encara existeixen dubtes sobre la seva aplicació.

La llei 25/2013 d’impuls de la factura electrònica i la creació del registre comptable de factures al sector públic parla, a l’article 4 que va ser modificat a la llei orgànica 6/2015 de 12 de juny, de quins són els col·lectius que estan obligats, a partir del 15 de gener de 2015, a fer-ho a través del punt general d’entrada de factures:
a) societats anònimes;
b) societats de responsabilitat limitada;
c) persones jurídiques i entitats sense personalitat jurídica que no tinguin nacionalitat espanyola;
d) establiments permanents i sucursals d’entitats no residents en territori espanyol en els termes que estableix la normativa tributària;
e) unions temporals d’empreses;
f) agrupació d’interès econòmic, agrupació d’interès econòmic europea, fons de pensions, fons de capital de risc, fons d’inversions, fons d’utilització d’actius, fons de regularització del mercat hipotecari, fons de titulització hipotecària o fons de garantia d’inversions.

D’altra banda, també ens especifica que les administracions públiques poden excloure, mitjançant un reglament, l’obligació de facturació electrònica les factures l’import de les quals sigui de fins a 5.000 euros, és a dir, el llindar de l’import de les factures d’obligatòria tramitació electrònica el posa l’administració sempre que sigui inferior a 5.000€.

Això pot dur-nos a confusions, sembla que amb l’exclusió reglamentària de les factures petites, els interessats puguin presentar la factura en paper, però hem de tenir en compte que la llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques, obliga a una sèrie de col·lectius a presentar les seves peticions mitjançant els tràmits electrònics, com vam poder veure a la tira còmica Presentant una Instància.

Les factures electròniques han de contenir la numeració de l’oficina comptable, l’òrgan gestor i la unitat de tramitació que a la majoria d’ajuntament és el mateix codi i el podem trobar al directori DIR3.
Aquests codis serveixen per encaminar les factures dins de l’ens públic que rebi la factura. Malgrat això, l’e.FACT ni els valida, ni rebutja les factures si aquests codis no estan ben informats.

Recursos

Per poder presentar una factura electrònica hem de fer un arxiu “xml”, en format facturae, amb el contingut de la factura.

Per a poder realitzar-ho tenim diferents formes, la més fàcil és que el nostre programa de facturació ja generi les factures en aquest format i les enviï a l’administració desitjada fent servir el codi DIR3.

La forma més manual, però en la meva opinió més complicada, és a través del programari Facturae que posa a la nostra disposició, de manera gratuita, el Govern d’Espanya, aquest programari genera la factura i pots exportar el famós fitxer XML i anar a la bústia d’entrada de e-Fact i dipositar la factura.

Podem adquirir un programa de facturació que incorpori l’opció d’enviament de factures electròniques i que incorpori un gestor del magatzem, proveïdors i clients com per exemple Bitfac de Codebit, que per un preu molt raonable ens facilitarà la gestió de la nostra empresa i tindrem les dades al nostres sistemes informàtics.

Una altra opció és utilitzar un programa al núvol que ens generi les factures i les enviï a través d’e-fact o FACE a l’administració pública que volem, un exemple és la pàgina B2BROUTER , que té una versió gratuita, amb algunes limitacions, per poder enviar les factures, el directori DIR3.

Un cop superat aquest pas, i quan tenim la factura dipositada a la bústia e-fact, podrem consultar el seu estat a la mateixa bústia, anant a la pestanya “Consulteu l’estat” i introduint unes dades per identificar la nostra factura.