Oposicions

Tira Comica_petita_oposicions

Objectiu

A aquesta tira còmica s’explica la importància de demanar la documentació estrictament necessària, com digitalitzar-la i en què moment s’ha de requerir aquesta documentació al ciutadà quan es presenta per una oposició.

Explicació

A aquesta tira còmica veiem com un ciutadà ve a presentar-se a un procediment de contractació, oposició, que ha obert l’Ajuntament, podem veure que porta tota la documentació i a l’OAC han de digitalitzar-la tota.

Tal com ens regula la llei 39/2015, d’1 d’octubre, tota documentació presentada al registre ha de ser digitalitzada i retornada al ciutadà, no podem quedar-nos la documentació que ens entreguen.

També diu que podem “obligar” al ciutadà a presentar de manera telemàtica certa documentació que sigui difícil de digitalitzar, com projectes d’obra, etc… si l’interessat per raó de la seva capacitat econòmica, tècnica, dedicació professional o altres motius quedi acreditat que tenen accés i disponibilitat dels mitjans electrònics necessaris.

D’una banda, la llei 39/2015, a l’article 28, especifica que no podem demanar cap documentació a l’interessat que hagi fet una altra administració, és a dir, no podem demanar titulacions universitàries, llibres de família, carnets de discapacitat, etc… o documentació que ja li hem demanat abans per a un altre procediment.

D’altra banda, hem de digitalitzar la documentació de manera que pugui ser re-utilitzable, ja que no li podem demanar una altra vegada, i hem d’agregar les metadades necessàries per a poder localitzar-la fàcilment.

Normativa

A la llei 39/2015 d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques, a l’article 16 apartat 5 ens regula la manera que hem de tractar els documents que rebem de manera presencial a l’OAC.

Llei 39/2015.

Article 16. Registres

5. Els documents presentats de manera presencial davant les administracions públiques han de ser digitalitzats, d’acord amb el que preveu l’article 27 i altres normatives aplicables, per l’oficina d’assistència en matèria de registres en què s’hagin presentat per a la seva incorporació a l’expedient administratiu electrònic, i els originals s’han de retornar a l’interessat, sense perjudici dels supòsits en què la norma determini la custòdia per part de l’Administració dels documents presentats o sigui obligatori presentar objectes o documents en un suport específic no susceptibles de digitalització. Reglamentàriament, les administracions poden establir l’obligació de presentar determinats documents per mitjans electrònics per a certs procediments i col·lectius de persones físiques que, per raó de la seva capacitat econòmica, tècnica, dedicació professional o altres motius quedi acreditat que tenen accés i disponibilitat dels mitjans electrònics necessaris.

Ens regula la manera que hem de digitalitzar aquests documents a l’article 27 de la mateixa llei, la 39/2015.A

Article 27. Validesa i eficàcia de les còpies efectuades per les administracions públiques.

1. Cada Administració pública ha de determinar els òrgans que tinguin atribuïdes les competències d’expedició de còpies autèntiques dels documents públics administratius o privats. Les còpies autèntiques de documents privats únicament tenen efectes administratius. Les còpies autèntiques efectuades per una Administració pública tenen validesa a la resta d’administracions. A aquests efectes, l’Administració General de l’Estat, les comunitats autònomes i les entitats locals poden efectuar còpies autèntiques mitjançant un funcionari habilitat o mitjançant una actuació administrativa automatitzada. S’ha de mantenir actualitzat un registre, o un altre sistema equivalent, on hi constin els funcionaris habilitats per expedir còpies autèntiques, que han de ser plenament interoperables i estar interconnectats amb els de la resta d’administracions públiques, als efectes de comprovar la validesa de l’habilitació esmentada. En aquest registre o sistema equivalent hi han de constar, almenys, els funcionaris que prestin serveis en les oficines d’assistència en matèria de registres.

2. Tenen la consideració de còpia autèntica d’un document públic administratiu o privat les còpies efectuades, en el suport que sigui, pels òrgans competents de les administracions públiques en què quedi garantida la identitat de l’òrgan que ha efectuat la còpia i el seu contingut. Les còpies autèntiques tenen la mateixa validesa i eficàcia que els documents originals.

3. Per garantir la identitat i el contingut de les còpies electròniques o en paper, i per tant el seu caràcter de còpies autèntiques, les administracions públiques s’han d’ajustar al que preveuen l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat, l’Esquema Nacional de Seguretat i les seves normes tècniques de desenvolupament, així com a les regles següents: a) Les còpies electròniques d’un document electrònic original o d’una còpia electrònica autèntica, amb canvi de format o sense, han d’incloure les metadades que acreditin la seva condició de còpia i que es visualitzin en consultar el document. b) Les còpies electròniques de documents en suport paper o en un altre suport no electrònic susceptible de digitalització requereixen que el document hagi estat digitalitzat, i han d’incloure les metadades que acreditin la seva condició de còpia i que es visualitzin en consultar el document. S’entén per digitalització el procés tecnològic que permet convertir un document en suport paper o en un altre suport no electrònic en un fitxer electrònic que conté la imatge codificada, fidel i íntegra del document. c) Les còpies en suport paper de documents electrònics requereixen que hi figuri la condició de còpia, i han de contenir un codi generat electrònicament o un altre sistema de verificació que permeti contrastar l’autenticitat de la còpia mitjançant l’accés als arxius electrònics de l’òrgan o organisme públic emissor. d) Les còpies en suport paper de documents originals emesos en el suport esmentat s’han de proporcionar mitjançant una còpia autèntica en paper del document electrònic que estigui en poder de l’Administració, o bé mitjançant una posada de manifest electrònica que contingui una còpia autèntica del document original. A aquests efectes, les administracions han de fer públics, a través de la seu electrònica corresponent, els codis segurs de verificació o qualsevol altre sistema de verificació utilitzat.

4. Els interessats poden sol·licitar, en qualsevol moment, l’expedició de còpies autèntiques dels documents públics administratius que les administracions públiques hagin emès vàlidament. La sol·licitud s’ha de dirigir a l’òrgan que va emetre el document original, que s’ha d’expedir, llevat de les excepcions derivades de l’aplicació de la Llei 19/2013, de 9 de desembre, en el termini de quinze dies a comptar de la recepció de la sol·licitud en el registre electrònic de l’Administració o organisme competent. Així mateix, les administracions públiques estan obligades a expedir còpies autèntiques electròniques de qualsevol document en paper que presentin els interessats i que s’hagi d’incorporar a un expedient administratiu.

5. Quan les administracions públiques expedeixin còpies autèntiques electròniques, ha de quedar expressament així indicat al document de la còpia.

Article 28. Documents aportats pels interessats al procediment administratiu.

1. Els interessats han d’aportar al procediment administratiu les dades i els documents exigits per les administracions públiques d’acord amb el que disposa la normativa aplicable. Així mateix, els interessats poden aportar qualsevol altre document que considerin convenient.

2. Els interessats no estan obligats a aportar documents que hagi elaborat qualsevol Administració, independentment del fet que la presentació dels documents esmentats tingui caràcter preceptiu o facultatiu en el procediment de què es tracti, sempre que l’interessat hagi expressat el seu consentiment perquè es consultin o sol·licitin. Es presumeix que la consulta o l’obtenció és autoritzada pels interessats llevat que al procediment hi consti la seva oposició expressa o que la llei especial aplicable requereixi un consentiment exprés. En absència d’oposició de l’interessat, les administracions públiques han de sol·licitar els documents electrònicament a través de les seves xarxes corporatives o mitjançant una consulta a les plataformes d’intermediació de dades o altres sistemes electrònics habilitats a l’efecte. Quan es tracti d’informes preceptius ja elaborats per un òrgan administratiu diferent del que tramita el procediment, aquests s’han de remetre en el termini de deu dies a comptar de la seva sol·licitud. Complert aquest termini, s’ha d’informar l’interessat que pot aportar aquest informe o esperar que el remeti l’òrgan competent.

3. Les administracions no han d’exigir als interessats la presentació de documents originals, llevat que, amb caràcter excepcional, la normativa reguladora aplicable estableixi el contrari. Així mateix, les administracions públiques no requereixen als interessats dades o documents no exigits per la normativa reguladora aplicable o que hagin estat aportats anteriorment per l’interessat a qualsevol Administració. A aquests efectes, l’interessat ha d’indicar en quin moment i davant quin òrgan administratiu va presentar els documents esmentats, i les administracions públiques els han de sol·licitar electrònicament a través de les seves xarxes corporatives o d’una consulta a les plataformes d’intermediació de dades o altres sistemes electrònics habilitats a l’efecte. Es presumeix que aquesta consulta és autoritzada pels interessats llevat que al procediment hi consti la seva oposició expressa o que la llei especial aplicable requereixi un consentiment exprés; en tots dos casos, se’ls ha d’informar prèviament dels seus drets en matèria de protecció de dades de caràcter personal. Excepcionalment, si les administracions públiques no poden obtenir els documents esmentats, poden demanar novament a l’interessat que els aporti.

4. Si amb caràcter excepcional, i d’acord amb el que preveu aquesta Llei, l’Administració sol·licita a l’interessat que presenti un document original i aquest està en format paper, l’interessat ha d’obtenir una còpia autèntica, segons els requisits que estableix l’article 27, amb caràcter previ a la seva presentació electrònica. La còpia electrònica resultant ha de reflectir expressament aquesta circumstància.

5. Excepcionalment, quan la rellevància del document en el procediment ho exigeixi o hi hagi dubtes derivats de la qualitat de la còpia, les administracions poden sol·licitar de manera motivada la comparació de les còpies aportades per l’interessat, per a la qual cosa poden requerir que s’exhibeixi el document o la informació original.

6. Les còpies que aportin els interessats al procediment administratiu tenen eficàcia exclusivament en l’àmbit de l’activitat de les administracions públiques.

7. Els interessats es responsabilitzen de la veracitat dels documents que presentin.

Llei 26/2010, Llei de règim jurídic i procediment de les administracions públiques de Catalunya

Article 25

Dret a la presentació de sol·licituds, comunicacions i altres documents

4. Els ciutadans només han de presentar les dades o els documents exigits per les normes aplicables al procediment, i no han de presentar els que ja es trobin en poder de les administracions públiques, si bé en aquest cas se’ls pot requerir que facilitin informació sobre l’expedient, actuació o arxiu en què es troba la dada o el document.

Recursos

El més important és que el personal de l’OAC estigui formada i ser funcionaris habilitats per a poder fer còpies autèntiques o el procediment de digitalització automatitzat ha de poder realitzar la còpia del document.

D’una banda, per a intentar minimitzar la digitalització de documentació que no farem servir, hem de demanar, en el processos de licitació o oposicions una declaració responsable, que és un document subscrit per l’interessat que manifesta que compleix els requisits establerts per la normativa i disposa de la documentació que ho acredita, i si l’interessat arriba al final dels procediments requerir la documentació necessària.

D’aquesta manera, evitarem tenir digitalitzada tota la documentació de les empreses o persones que es presentin la qual no farem servir si aquests interessats no arriben al final del procediment.

D’altra banda, s’ha de formar al personal de l’OAC, i dotar-la de suficient personal, per a poder digitalitzar la documentació per separat, és a dir, un DNI és un document, un llibre de família un altre, un certificat d’escolarització un altre, etc… Per a realitzar aquesta tasca han de comptar amb les eines necessàries, com un escànner ràpid doble cara per poder realitzar la digitalització de la manera més ràpida i eficient possible, com per exemple un Canon DR-C230.

Així, podrem tornar els originals i donar la còpia autèntica perquè puguin presentar-la a una altra administració i si aquest interessat o empresa es torna a presentar a un procediment ,podrem recuperar fàcilment, la documentació.

Per evitar demanar documentació efectuada per altres administracions, les administracions públiques comptem amb una eina d’interoperabilitat anomenada Via Oberta, amb aquesta eina les administracions poden consultar documentació que esta a altres administracions i evitar demanar-la al ciutadà.