On és el document?

Objectiu

L’objectiu d’aquesta tira còmica és conscienciar als treballadors de l’adminstració pública de la importància de desar els documents de treball a carpetes segures i tenir cura dels documents que generen i de les dades de caràcter personal que hi ha a l’interior.

Explicació

Moltes vegades, quan generem un document, ja sigui un document de text, un full de càlcul, una captura de pantalla, etc… Quan volem tornar a editar-lo no som capaços de troba’l.

Normalment, no el trobem perquè desem el document a la ruta que té configurada l’aplicació per defecte, o a la darrera carpeta on hem treballat amb l’aplicació i tornem a generar un altre document, deixant el primer document creat a alguna carpeta que no sabem, i el que és pitjor, no sabem quins permisos i qui pot accedir a ell.

Tant a l’administració pública com a l’empresa privada, les dades de caràcter personal han d’estar sota la normativa europea RGPD i han de complir l’ENS (Esquema Nacional de Seguretat).

La feina dels informàtics i dels delegats de seguretat, és garantir que els servidors de les administracions públiques compleixin amb la normativa i les lleis, entre d’altres, fent còpies de seguretat, assignant permisos a les carpetes perquè no puguin entrar persones alienes al departament, fent auditories dels accessos, etc…

I la feina dels treballadors és desar la documentació generada a la seva carpeta corresponent sense que passi per les carpetes pròpies de la màquina on s’està treballant.

El problema de desar el document, per equivocació o per prevenció, a la nostra carpeta d’usuari/a de la màquina local i, un cop treballat, moure’l a la carpeta del servidor és que qualsevol usuari amb permisos sobre la nostra màquina pot executar un programa de recuperació de documents esborrats i accedir a les dades de caràcter personal del document que nosaltres hem creat.

D’altra banda, si no esborrem els documents que generem en local no tindrem el control de què i què no hem emmagatzemat al servidor i en el supòsit de què el nostre ordinador pateixi un atac amb un virus o un problema de maquinari, les dades que tenim a les carpetes locals es perdran i estarem incomplint la llei.

Una bona tècnica és configurar que la carpeta de documents del nostre usuari “apunti” a la carpeta que ens pertany al servidor, d’aquesta manera, en desar un document semblarà que l’estem desant en local però realment estarem sempre treballant al servidor.

Una altra tècnica és configurar les aplicacions perquè desin, per defecte, els documents a les carpetes del servidor, a l’apartat de recursos expliquem com realitzar aquestes configuracions.

Normativa

La normativa que regula les dades de caràcter personal i la seguretat de les dades és la llei RGPD i l’ENS (Esquema Nacional de Seguretat).

La nova normativa Europea en matèria de protecció de dades regula l’obligació de fer una avaluació l’impacte per avaluar els riscos del tractament de les dades i eliminar-los o mitigar-los.

També regula l’obligació de publicar els accessos no permesos a les dades, crea la figura de l’encarregat del tractament de les dades, augmenta les sancions per incompliment de 600.000€ que era el màxim abans a l’actual 20 milions d’euros.

L’ENS, ens ajuda a garantir la integritat de les dades i regula quines característiques mínimes han de tenir les infraestructures informàtiques per a garantir la seguretat de les dades.

Recursos

1.Substituir ubicació “Els meus Documents”

Per substituir la ubicació de la carpeta documents del nostre usuari, hem d’anar a “El meu ordinador” i obrir les carpetes del nostre usuari, amb el botó de la dreta del nostre ratolí hem de fer clic a sobre de la carpeta “Els Meus Documents” i al menú emergent seleccionar la darrera opció que és “Propietats”.

Propietats dels meus documents

Un cop a les propietats de la carpeta hem d’anar a la pestanya “Ubicació” i seleccionar “Desplaça” i ens demanarà a quina carpeta volem desplaçar els documents que tenim a la nostra carpeta local.

Canvi d’ubicació de la carpeta els meus documents

Hem de tenir en compte que copiarà tota la informació que tinguem, és recomanable netejar la carpeta de documentació privada per evitar que sigui desplaçada als servidors, on només ha d’haver-hi documentació corporativa.

D’ara endavant, cada cop que obrim la carpeta “Els meus Documents”, realment estem accedint a la ubicació que hem configurat, si hem configurat la carpeta del servidor on hem de desar la documentació que generem ens estalviarem cercar-la cada vegada que hem de desar un document.

2.Configurar carpeta per defecte a les eines ofimàtiques.

Una altra manera d’evitar-nos tenir documentació corporativa a les carpetes locals, és configurar la carpeta per defecte de les eines d’ofimàtica perquè les desi automàticament a la nostra carpeta del servidor.

Els programaris d’ofimàtica també tenen una carpeta per defecte on desen els documents que s’han tancat malament i on desen els arxius d’autorecuperació, i hauria d’estar també al servidor per evitar que algú pugui recuperar els documents que s’han desat automàticament al nostre ordinador i accedir a dades de caràcter personal sense el nostre control.

Per configurar Microsoft Word s’ha d’accedir al meu Arxiu–>Opcions–>Desar.

Als botons examinar podrem escollir les carpetes del servidor on volem desar els documents per defecte.

A les altres aplicacions de Microsoft Office la configuració és igual, s’ha d’anar al menú Arxiu–>opcions–>Desar.

Pel que fa al les aplicacions de llibre office es configuren totes des de la mateixa pantalla, s’ha d’anar al menú Eines –> Opcions –> Rutes i es configuren les carpetes temporals, de còpia de seguretat i de documents.